iLIMS Chemikalienverwaltung

Die iLIMS Chemikalienverwaltung ist als kleine Lösung für Labore gedacht, denen die komplette Lagerhaltung mit Bestandsüberwachung und Bestellvorschlägen zu komplex ist.

Ziele sind:

  • Die Verwaltung von Chemikalien, Medikamenten und deren Verdünnungen und zugehörigen Ausscheidungsversuchen sowie weiterer im Labor benötigten Materialien
  • Der Nachweis von Menge, Ort und Haltbarkeit vorhandener Chemikalien
  • Die Verwaltung der Qualität von Referenzsubstanzen


Technisch wird die Klasse „Chemikalien“ vom Produkt abgeleitet, da hier viele benötigte Funktionen bereits vorhanden sind. Die Chemikalie ist eine Gruppe zusammengehörender Einzelsubstanzen, die chemisch gleich sind, aber in unterschiedlichen Verdünnungen oder Chargen auf unterschiedlichen Lagerplätzen liegen können.

Stammdaten

16.07.2015:

Gibt es nur einen Lagerort je Chemikalie oder kann ich auch innerhalb eines Lagerortes zusätzlich Lagerplätze definieren?

18.07.2015:

In der Chemikalienverwaltung haben wir nur Lagerorte geplant. Eine tiefer gehende Unterteilung gibt es im Standardlagerhaltungsmodul, welches alternativ eingesetzt werden kann. Allerdings ist es wesentlich komplexer und teurer.

Verdünnungen und Mischungen

01.03.2015:

  • Verdünnungen benötigen einen Bezug zu Quellchemikalien (Substanz bzw. Medikament).
  • Bei Verdünnungen aus Verdünnungen sollen die Quellen (Substanz-Verdünnung 1- Verdünnung 2-..) erkennbar sein.
  • Zusätzlich sollte in einer Tabelle sichtbar sein, welche  Verdünnungen aus der aktuellen Stammlösung im Umlauf sind.
  • Abbildung komplexer Gemische (Zubereitungen, Rezepturen, Rohstoff-gemische, Zwischen- und Fertigprodukte): Bestandteile (Inhaltsstoffe) von Gemischen können auch selbst Gemische sein (beliebig viele Hierarchieebenen).

09.03.2015:

Lässt sich ein eindeutiger Bezug auf die Quelle in der Nummerierung der Verdünnung erstellen?

11.03.2015:

Das ist so nicht vorgesehen. Die Beziehungen werden im Modul direkt tabellarisch angezeigt. Der Nummernkreis wird vom System unabhängig davon vergeben. Bei Bedarf können die Nummern alternativ frei manuell eingetragen werden, um den Effekt zu erreichen. In Abhängigkeit vom Chemikalientyp können auch mehrere Nummernkreise eingerichtet werden.


27.03.2015:

Ist ein grafisches Fließschema für Verdünnungen vorgesehen?

28.03.2015:

Im Moment wollen wir das nur als tabellarische 1:n-Beziehung mit %-Angaben darstellen.

Suchfunktionen

01.03.2015:

Neben den Standardsuchfunktionen von iLIMS soll es in der Chemikalienverwaltung eine spezielle Suchfunktion für die Suche nach Name von Mischungen und Substanzen in einem Feld geben.

09.03.2015:

Sind Substanzen und Mischungen nicht jeweils eigene Chemikalien, die sich nur durch die Zusammensetzung unterscheiden?

09.03.2015:

Das wäre auch möglich. Dann reicht die Standardsuchfunktion aus.

Substanzen an einer Chemikalie

01.03.2015:

Eine Chemikalie kann von mehreren Herstellern oder in unterschiedlichen Verdünnungen vorliegen. In der Chemikalienverwaltung wäre das dann ein Eintrag mit einer Nummer und daran einer Tabelle mit den einzelnen vorhandenen Substanzen, die sich durch die Verdünnung und/oder den Lagerort unterscheiden. In diesem Falle reicht es nicht aus, wenn der Hersteller an der Chemikalie hinterlegt ist (das kann nur der Hauptlieferant sein) sondern jede Teilsubstanz müsste einen eigenen Hersteller haben (kann auch intern sein).

09.03.2015:

Das können wir so umsetzen.

Bestandsführung

01.03.2015:

Für die Verwaltung der aktuellen Menge sind Lagerbuchungen nötig. Abgänge (Entnahmen) und Zugänge können direkt in der Chemikalienverwaltung manuell erfasst werden. Die Möglichkeit Zugänge automatisch zu buchen besteht nur, wenn der iLIMS Einkauf verwendet wird und die komplette Materialwirtschaft eingesetzt wird. Mit der Bestätigung in der Wareneingangsprüfung würde hier eine automatische Zugangsbuchung auf die entsprechende Chemikalie erfolgen.

09.03.2015:

Beim Herstellen von Verdünnungen oder von Mischungen werden ja Entnahmen an der Ausgangschemikalie und Zugänge in den Zielsubstanzen benötigt. Muss das alles einzeln gebucht werden?

09.03.2015:

Dafür können wir uns einen Experten vorstellen. Auswahl der Ausgangsstoffe  mit Menge (bei Verdünnungen „Wasser“) und automatische Berechnung der Daten der Zielsubstanz sowie automatische Durchführung der Bestandsbuchungen.

Dokumente

01.03.2015:

In der Chemikalienverwaltung können die Zusatzmodule DMS und QM-Verwaltung (Versionsverwaltung inkl. Änderungsnachverfolgung mit Versionsvergleich) genutzt werden. Damit lassen sich im Standard folgende Dokumente verwalten:

  • Betriebsanweisung für interne Handhabung von Rohstoffen mit allen notwendigen Informationssymbolen
  • Zertifikate
  • Transportvorschriften / -papiere
  • Arbeitsplatzgrenzwerte (AGWs, OELs, u.a. aus diversen nationalen Vorschriften) importieren
  • Weitere spezifische nationale und europäische Vorschriften (z.B. WGK, TA Luft, SVHCs, VOCs,...) importieren
  • Gefährdungsbeurteilungen 
Bestandsüberwachung

01.03.2015:

Ist eine Überwachung der Nachbestellmengen, der möglichen Lieferanten sowie die lieferantenspezifischen Artikel- und Bestellnummern, die Auskunft über Umfang und Zeitpunkt einer Bestellung sowie über den geplanten Zeitpunkt der Lieferung und die Anzeige der eingegangene Lieferungen von Chemikalien möglich?

09.03.2015:

Diese und weiter betriebswirtschaftliche Funktionen sind im vorhandenen Hauptmodul „Materialwirtschaft enthalten“. Dieses muss bei Bedarf zusätzlich zur einfachen Chemikalienverwaltung erworben werden.

Lagerung von Rückstellproben

30.11.2015:

Nach dem Abschluss der Untersuchungen sind die Daten der Auftragsverwaltung und Messung sinnvollerweise für weitere Bearbeitung gesperrt. Die Proben verbleiben physisch aber häufig im Labor und müssen verwaltet werden. So ergibt sich die Notwendigkeit Lagerprozesse auch nach Abschluss der Untersuchung (z.B. auf nachträglichen Kundenwunsch) zu dokumentieren. In unserem Arbeitsfeld müssen die Proben noch eine Zeit lang gelagert werden bis sie vernichtet werden können. Bezugspunkt für die Entsorgung ist das Abschlussdatum der Untersuchungen. Gibt es weitere Anwender von iLIMS die solche Rückstellproben verwalten müssen? Wie lässt sich diese Aufgabe im iLIMS abbilden?

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